Verwenden Sie Outlook 2016 ohne E-Mail-Konto und Projekt- oder Task-Manager

Outlook 2016 ist die Microsoft-Messaging-Plattform, die mehrere Funktionen für E-Mail-Verwaltung, Kontaktverwaltung, Kalender und andere bietet. Standardmäßig wissen wir, dass für den optimalen und korrekten Betrieb von Outlook ein Konto vorhanden ist Es ist entweder POP, IMAP oder lokal erforderlich, mit dem Sie E-Mails lesen und senden sowie alle Messaging-Aktivitäten ausführen können.

Was viele über Outlook 2016 nicht wissen, ist, dass Outlook 2016 ohne Zuordnung eines verwendet werden kann E-Mail-Konto und auf diese Weise Elemente wie Kalender und Aufgaben verwalten oder einfach nur Kontakte verwalten.

Heute werden in AdminGuides wichtige Aspekte von Outlook 2016 angezeigt, z. B. die Verwendung von Outlook 2016 ohne E-Mail-Konto und die Verwendung von Outlook als Projekt Manager, der die Funktionen dieser großartigen Messaging-Plattform weiter skaliert.

1. Verwenden Sie Outlook 2016 ohne E-Mail-Konto

Dazu gehen wir zum Windows 10-Suchfeld und führen dort aus Verwenden Sie die folgende Syntax:

look.exe / pim u0026 lt; Profilname u0026 gt; 

Dort müssen wir mit den Leerzeichen vorsichtig sein und uns daran erinnern, dass der Profilname kein Leerzeichen dazwischen haben darf. Im Profilnamen können wir einen beliebigen Namen hinzufügen, wie wir möchten , Outlook 2016 wird ohne E-Mail-Adresse, Kontakte, Aufgaben oder Kalendereinträge gestartet:

Wenn Sie dies ausführen, wird das ausgewählte Outlook-Profil geladen:

Auf diese Weise können wir Outlook 2016 ohne E-Mail-Konto verwenden und müssen Folgendes beachten:

Alle in diesem Outlook-Profil erstellten persönlichen Informationen sind nur auf dem lokalen Computer verfügbar. Keine dieser Informationen ist verfügbar synchronisiert, es sei denn, Outlook wird ein E-Mail-Konto hinzugefügt, das den Austausch von Kontakten, Aufgaben und Kalendereinträgen unterstützt.

Wenn wir zu einem späteren Zeitpunkt ein E-Mail-Konto hinzufügen möchten, können wir einem der folgenden Schritte folgen die folgenden Schritte. Gehen wir zunächst zum Menü ‚Datei / Informationen‘:

Dort klicken wir auf die Schaltfläche ‚Konto hinzufügen‘ und folgen den Schritten des Assistenten, um das hinzuzufügen Gewünschtes Konto:

Die zweite verfügbare Alternative besteht darin, eine Sicherungskopie der PST-Datei des zu verwendenden E-Mail-Kontos zu verwenden. Denken Sie daran, dass bei Verwendung eines POP- oder IMAP-Kontos eine Datei erstellt werden muss Mit einer PST-Erweiterung, in der die Kontoeinstellungen gehostet werden, gehen wir mit dieser Methode zum Menü ‚Datei / Öffnen und Exportieren‘:

Dort sehen wir Folgendes:

Klicken Sie auf die Option ‚Outlook-Datendatei öffnen‘. Dort wählen wir die zu öffnende PST-Datei aus. Auf diese Weise können wir Outlook 2016 ohne Verwendung eines zugeordneten Kontos verwenden.

2. Projekte mit Outlook 2016 verwalten

Outlook 2016 bietet uns die Möglichkeit, kleine oder mittlere Projekte mit nützlichen Tools für eine optimale Steuerung mithilfe dieser von uns bereitgestellten Messaging-Plattform zu verwalten bietet Optionen für Aufgaben wie:

• Erstellen Sie anpassbare Aufgabenfelder
• Zuweisbare ausstehende Aufgaben zuweisen
• Nützliche Erinnerungen
• Zeit verfolgen
• Siehe Statusaktualisierungen
• Priorisierung und Kategorisierung von Elementen
• Dateiexportfunktion und mehr.

Wir werden sehen Verwendung dieser Funktionen in Outlook 2016 ..

Anpassen der Felder mit den erforderlichen Informationen
Wenn wir eine Aufgabe in Outlook 2016 erstellen, haben wir die Möglichkeit zu definieren, welche Felder benötigt werden hinzugefügt werden, um die besten Informationen daraus zu erhalten.
Um dies zu erreichen, gehen wir zur Aufgabe und klicken mit der rechten Maustaste auf ‚Organisieren nach‘. Feld und dort wählen wir die Option ‚Ansicht konfigurieren‘:
Wir sehen Folgendes:
Klicken Sie auf das Feld ‚Spalten‘ und im angezeigten Fenster können wir oder hinzufügen Entfernen Sie die Spalten nach Bedarf:
Aufgaben zuweisen
Eine weitere Option, die Outlook 2016 bietet, ist die Möglichkeit, einem bestimmten Benutzer eine definierte Aufgabe zuzuweisen Auf diese Weise wird Teamwork ein wesentlicher Bestandteil des Projekts sein. Um eine Aufgabe zuzuweisen, öffnen wir die betreffende Aufgabe und klicken auf die Schaltfläche ‚Aufgabe zuweisen‘ in der Gruppe ‚Aufgabe verwalten‘:
Durch Klicken dort können wir die gewünschten Benutzer zuweisen sowie Datum und Datum bearbeiten Zeitbereiche, Prioritäten und andere:
Erinnerungen zuweisen
Es ist normal, dass bei allen Aufgaben, die wir ausführen müssen, einige davon übersehen werden Dies kann problematisch sein, wenn die betreffende Aufgabe von hoher Bedeutung ist.
Outlook 2016 bietet uns die Möglichkeit, eine Erinnerung zuzuweisen, damit wir diese Aufgabe nicht vergessen. Um diese Aufgabe zuzuweisen, öffnen wir die Aufgabe und dort wird sie geöffnet notwendig sein, um die ‚Warnung‘ zu aktivieren? Kästchen und definieren Sie Datum, Uhrzeit und, wenn wir möchten, einen Ton für die Erinnerung:
Vergessen wir nicht, dass wir bei jeder Änderung auf ‚Speichern und schließen‘ klicken müssen. Schaltfläche.
Zeit verfolgen
In den Spalten, die wir zu den Aufgaben in Outlook 2016 hinzufügen können, haben wir ‚Reale Arbeit und Gesamtarbeit‘:
Diese Spalten ermöglichen es uns, die für jede Aufgabe verwendete Zeit detailliert zu erfassen. Sie sind ideal und praktisch für Abrechnungs- und Steuerungsprobleme:
Statusaktualisierung
Es ist wichtig, dass bei der Ausführung einer Aufgabe in Outlook 2016 der Status ständig in Echtzeit aktualisiert wird. Dies wird durch Outlook erleichtert, da es ausreicht, die Aufgabe zu öffnen und im Feld ‚Status‘ den aktuellen Status auszuwählen Status der Aufgabe mit Optionen wie In Bearbeitung, Abgeschlossen usw .:
Es ist auch möglich, einen Prozentsatz des Fortschritts dieser Aufgabe zuzuweisen.
Priorisieren einer Aufgabe
Manchmal kann eine Aufgabe dringender sein als eine andere, und es gibt eine ideale Funktion der Kategoriefunktion, mit deren Hilfe wir Bereiche nach Farbe festlegen können. Das heißt, wir können definieren, dass der gesamte IT-Bereich der blauen Kategorie entspricht, und so eine einfachere Aufgabe identifizieren.
Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und gehen Sie zu â € žKategorisierenâ € œ Route und wählen Sie dort die Kategorie aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht:
Wenn wir die Aufgabe öffnen, können Sie außerdem ihre Priorität in Normal, Niedrig oder Hoch auswählen und ihr so ​​die gewünschte Bedeutung hinzufügen:
Zusätzlich zu den genannten Optionen können wir andere verwenden, z. B.:
• Nach beliebiger Spalte sortieren.
• Ziehen und Ablegen nach Ordnen Sie die Spalten neu an.
• Senden Sie Statusberichte für eine einzelne Aufgabe mit einem Klick.
• Weitere Informationen finden Sie im Detailabschnitt der Aufgabe nach Stunden, Rechnungsinformationen und Unternehmen.
• Filtern Sie alle Aufgaben nach Schlüsselwort, Status oder Zeit.

Outlook 2016 ist also viel mehr als eine E-Mail-Plattform und kann für viel mehr Verwaltungsaufgaben verwendet werden .
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