So erstellen Sie einen Workflow in SharePoint Online

Was ist SharePoint?

SharePoint wurde mit einem Unternehmensansatz zum Erstellen von Websites entwickelt. Durch die Implementierung von SharePoint wird es möglich sein, es als sicheren und zentralen Ort zu verwenden, an dem wir uns befinden kann Informationen auf verschiedenen Geräten speichern, organisieren oder freigeben, um über ein Browser-Web wie Microsoft Edge, Chrome oder Firefox auf Informationen zuzugreifen.

Hier sind die vollständigen Schritte zum Erstellen von Workflows in SharePoint 2019 online. Wir verlassen dieses Video-Tutorial auch als Ergänzung zum Erstellen eines Teams oder einer Kommunikationsseite in SharePoint Online.

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1. Was ist ein Workflow in SharePoint Online?

Workflows in SharePoint wurden erstellt, damit Benutzer dies tun können Arbeiten Sie an Dokumenten zusammen und verwalten Sie von dort aus Projektaufgaben, die die Implementierung bestimmter Prozesse in den Dokumenten, Dateien oder Elementen einer SharePoint-Website erleichtern. Auf diese Weise fungiert der Workflow als eine Reihe automatisierter Aufgaben von Dokumenten und Elementen unter Verwendung einer Folge von Aktionen oder Aufgaben, die sich auf einen Geschäftsprozess beziehen.

Dies ist wiederum mit einer Geschäftslogik verbunden, die eine Reihe von Anweisungen bildet Hier werden Angaben gemacht und alle Aktionen gesteuert, die sich auf das Dokument oder das im Workflow integrierte Element auswirken können. Ein Workflow bietet uns Lösungen wie:

• Kostenreduzierung.
  • Zeitliche Verbesserungen zur Koordinierung von Geschäftsprozessen.
    • Anzeigen, Bearbeiten oder Neuzuweisen Eine Workflow-Aufgabe für einen oder mehrere Benutzer.
    Verwendung für SharePoint

    Eine SharePoint-Website besteht aus verschiedenen Workflows, die für mehrere gängige Geschäftsszenarien konzipiert wurden:

    • Kommentare sammeln: Bei diesem Flow wird ein Dokument oder Element an eine Gruppe von Personen umgeleitet, um diese zu geben und ihre Kommentare zu senden.

    • Genehmigung: Wenn Sie diesen Flow verwenden, Das Dokument oder Element ist so angeordnet, dass eine Gruppe von Personen ihre Zustimmung erteilt.

    • Signaturen sammeln: Dieser Ablauf leitet ein Microsoft Office-Dokument an eine Gruppe von Personen weiter, damit deren digitale Signaturen gesammelt werden.

    • Drei Zustände: Es handelt sich um einen speziellen Workflow, da er für Verwaltungsprozesse implementiert werden kann, bei denen ein oder mehrere Volumen von Problemen oder Elementen nachverfolgt werden müssen, z. B. technische Unterstützung i Vorfälle, Verkaufskampagnen usw.

    • Veröffentlichungsgenehmigung: Dies ist ein identischer Ablauf wie die Genehmigung, da das Senden von Inhalten an Expertenbenutzer zur Überprüfung und Genehmigung automatisiert wird.

    SharePoint-Optionen

    Die Verfügbarkeit eines Flows hängt vom Speicherort der Site ab. Je nachdem, wo er hinzugefügt wird, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

    • Wenn ein Flow Wird ein Listeninhaltstyp hinzugefügt, wird dieser Fluss nur für Elemente desselben Inhaltstyps in der zugeordneten Liste oder Bibliothek aktiviert.

    • Wenn ein Fluss direkt zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, Es ist nur für Elemente in dieser Liste oder Bibliothek in SharePoint

    • verfügbar. Wenn wir einem Typ von Website-Inhalt einen Flow hinzufügen, ist es nur für alle Elemente dieses Inhaltstyps in verfügbar Die Listen und Bibliotheken, in denen eine Instanz mit diesem Inhalt hinzugefügt wurde.

    • Wenn ein Workflow in allen Listen oder Bibliotheken einer Site verfügbar sein soll, müssen wir einen Site-Flow erstellen.

    Gewusst wie Workflow in SharePoint erstellen

    Nun erfahren Sie, wie Sie einen Workflow in SharePoint erstellen. Wenn ein Workflow in SharePoint erstellt wird, wird Microsoft Flow integriert, um Workflows für Listen und Bibliotheken sowohl in SharePoint Online als auch in SharePoint Online zu konfigurieren OneDrive for Business-Plattform.

    Microsoft Flow wurde entwickelt, um Aufgaben zwischen SharePoint und anderen Office 365 sowie Diensten von Drittanbietern zu automatisieren, um Benachrichtigungen zu empfangen, Dateien zu synchronisieren, Daten zu sammeln und weitere Aufgaben. Der SharePoint-Plan kann unter folgendem Link erworben werden. Dort wählen wir die Option aus, die unseren Anforderungen am besten entspricht.

    SharePoint

    2. Workflow in SharePoint Online erstellen

    Schritt 1

    Um diesen Prozess zu starten, gehen wir zum folgenden Link und geben die erstellten Anmeldeinformationen ein Beim Kauf des SharePoint Online-Plans:

    SharePoint-Zugriff

    Schritt 2

    Wir werden sehen Folgendes:

    Schritt 3

    Dort wählen wir ‚SharePoint‘ und werden zum folgenden Fenster weitergeleitet:

    Schritt 4

    Dort muss etwas erstellt werden Um den Workflow anwenden zu können, klicken wir dazu auf die Schaltfläche „Site erstellen“ und sehen Folgendes:

    Schritt 5

    Dort definieren wir den Typ der zu erstellenden Site in In diesem Fall wählen wir ‚Site gruppieren‘ und definieren im folgenden Fenster den Namen und die Datenschutzeinstellungen:

    Schritt 6

    Klicken Sie auf ‚Weiter‘. Sie können weitere Eigentümer hinzufügen und auf ‚Fertig stellen‘ klicken Auf der Site:

    Schritt 7

    Als nächstes erstellen wir eine neue Liste. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie dort Liste aus:

    Schritt 8

    In der Im folgenden Fenster weisen wir den Namen und die Beschreibung der Liste zu:

    Schritt 9

    Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung unserer Liste abzuschließen. Wir werden zu diesem Fenster weitergeleitet, in dem die Optionen der erstellten Liste angezeigt werden list:

    Schritt 10

    Dort müssen wir oben in der Liste oder Bibliothek, die wir erstellt haben, auf die Option „Flow“ und dann auf die Option „Flow erstellen“ klicken:

    Schritt 11

    Wenn Sie dort klicken, wird die folgende Seitenleiste mit verschiedenen Vorlagen angezeigt, die im zu erstellenden Flow verwendet werden sollen. Wir können auf die Zeile ‚See the Flows‘ klicken, um auf weitere Optionen zuzugreifen.

    Hinweis

    Wir können die benutzerdefinierten Aktionsflussvorlagen am Ende der Liste auswählen, um einen Fluss von Grund auf neu und gemäß unseren Anforderungen zu erstellen.

    Schritt 12

    In diesem Fall wählen wir die Vorlage ‚E-Mail senden‘ aus und werden zum folgenden Fenster weitergeleitet, in dem der Microsoft Flow-Assistent angezeigt wird:

    Schritt 13

    Dort klicken wir Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Einführung‘, um die Lizenzbedingungen zu akzeptieren und auf Microsoft Flow zuzugreifen.

    Hinweis

    Office 365-Dienste wie SharePoint und Outlook erstellen die Verbindungen automatisch.

    Schritt 14

    Wir sehen Folgendes:

    Schritt 15

    Basierend auf dem ausgewählten Flow werden die Optionen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Flow erstellen“, um den Konfigurationsprozess zu starten . Eine andere Alternative besteht darin, zum Abschnitt ‚Vorlagen‘ zu wechseln und von dort aus auf alle verfügbaren Optionen zuzugreifen:

    Schritt 16

    Dort können wir in SharePoint Online auf die gewünschte Vorlage für den Ablauf klicken:

    Schritt 17

    Sobald der Workflow erstellt wurde, können Sie im Abschnitt ‚Meine Flows‘ die Details anzeigen:

    Schritt 18

    In einigen Vorlagen muss eine Aktion angewendet werden Dazu haben wir beispielsweise die Vorlage „Sende mir meinen Standort per Mail“ ausgewählt. Sobald wir mit dem Erstellen des Flusses beginnen, wird der erste Schritt als Trigger bezeichnet, der bestimmt, wie der Fluss gestartet werden soll:

    Schritt 19

    In diesem Fall geben wir einen ein E-Mail in das Feld ‚Mail senden‘ und klicken Sie dann auf ‚Neuer Schritt‘ und wir können die auszuführende Aktion definieren. Denken Sie daran, dass der Workflow diese Aktionen automatisch gemäß den von uns angegebenen Kriterien ausführt.

    Schritt 20

    Ein günstiger Punkt von SharePoint ist, dass es möglich ist, die Integrität des Flusses zu überprüfen. Dazu klicken wir auf die Option „Flow Checker“ und können sowohl Fehler als auch Warnungen anzeigen:

    Schritt 21

    Um zu überprüfen, ob der Ablauf ordnungsgemäß funktioniert, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Ausführen‘. Folgendes wird angezeigt:

    Schritt 22

    Dort sehen wir die Der ausgewählte Vorlagentyp sowie die auszuführende Aktion klicken auf ‚Weiter‘ und es werden einige zusätzliche Optionen angezeigt:

    Schritt 23

    Klicken Sie auf ‚Flow ausführen‘, um den Vorgang auszuführen Tests und das Ergebnis lautet wie folgt:

    Schritt 24

    Wenn wir möchten, können wir auf die Zeile ‚Flow-Ausführungsaktivität anzeigen‘ klicken, um auf den Verlauf des ausgewählten Flows zuzugreifen:

    Schritt 25

    Diese Vorlage ist nun dafür verantwortlich, unseren Standort an die E-Mail-Adresse zu senden. Unter der angegebenen Adresse wird daher Folgendes angezeigt:

    3. Workflow-Optionen in SharePoint Online

    Schritt 1

    Wenn wir einen erstellten Flow auswählen, können wir auf das Symbol „Mehr“ klicken und Aktionen ausführen, z. B.:

    • Den ausgewählten Flow ausführen

    • Für andere Benutzer freigeben

    • Kopie erstellen
    • Exportieren
    • Speichern Sie sie als Vorlage
    • Analysieren Sie es
    • Entfernen Sie es
    Schritt 2

    Wie wir sehen, ist jede Option vollständig und praktisch. Um mit Benachrichtigungen Schritt zu halten, sollten Sie unbedingt unser Mobilgerät verwenden, um Benachrichtigungen zu empfangen oder einige Parameter zu bearbeiten. Dazu können Sie die Microsoft Flow-Anwendung unter den folgenden Links herunterladen. Nach dem Herunterladen und Installieren müssen wir das mit SharePoint verknüpfte Konto so konfigurieren, dass Benachrichtigungen empfangen werden.

    Android
    iOS

    Mit dem in Microsoft Flow integrierten SharePoint-Workflow stehen zahlreiche Verwaltungs- und Steuerungsoptionen für relevante Aspekte der Gruppenzusammenarbeit zur Verfügung und jede Site oder Bibliothek, die erstellt wird.

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