Wie man E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook erstellt
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Eine der besten Möglichkeiten, um bei sich wiederholenden Aufgaben Zeit zu sparen, ist die Erstellung von Vorlagen. Die Vorlage hilft, eine Struktur oder Form für jeden Inhalt zu schaffen. In Microsoft Outlook können Benutzer beispielsweise E-Mail-Vorlagen erstellen, anstatt E-Mails jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen.
Diese E-Mail-Vorlagen sind praktisch, wenn die ausgehenden E-Mails denselben Inhalt oder eine ähnliche Struktur haben. Um eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook zu erstellen, können Benutzer entweder die Funktion Quick Parts oder das Add-in Meine Vorlagen verwenden. Und so funktioniert es:
E-Mail-Vorlage mit Quick Parts in Microsoft Outlook erstellen
Quick Parts ist eine Galerie in Microsoft Outlook, die wiederverwendbare Inhalte wie Text und Bilder enthält. Die Benutzer können diese Elemente bequem auswählen und sie in E-Mails, Besprechungsanfragen, Aufgaben usw. einfügen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit Quick Parts eine E-Mail-Vorlage erstellen:
Anmerkung:Microsoft hat Quick Parts in Outlook 2007 eingeführt, um AutoText zu ersetzen, das in früheren Versionen vorhanden war.
Wichtige Hinweise:
Mit diesem Tool können Sie PC-Problemen vorbeugen und sich beispielsweise vor Dateiverlust und Malware schützen. Außerdem ist es eine großartige Möglichkeit, Ihren Computer für maximale Leistung zu optimieren. Das Programm behebt häufige Fehler, die auf Windows-Systemen auftreten können, mit Leichtigkeit - Sie brauchen keine stundenlange Fehlersuche, wenn Sie die perfekte Lösung zur Hand haben:
- Schritt 1: Laden Sie das PC Repair & Optimizer Tool herunter (Windows 11, 10, 8, 7, XP, Vista - Microsoft Gold-zertifiziert).
- Schritt 2: Klicken Sie auf "Scan starten", um Probleme in der Windows-Registrierung zu finden, die zu PC-Problemen führen könnten.
- Schritt 3: Klicken Sie auf "Alles reparieren", um alle Probleme zu beheben.
Schritt 1:Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer.
Schritt 2:Wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Option Neue E-Mail, um die E-Mail zu erstellen, die als Vorlage gespeichert werden soll.
Schritt 3:Markieren Sie den Text der E-Mail.
Schritt 4:Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und in der Gruppe Text auf die Dropdown-Liste Schnellbausteine.
Schritt 5:Wählen Sie aus den aufgelisteten Optionen die Option Auswahl in Quick Part Gallery speichern, um ein Dialogfeld zu öffnen.
Schritt 6:Geben Sie in dem Dialogfeld die relevanten Details für die nachstehenden Felder ein:
- Name:Dies ist der eindeutige Bezeichner für jeden Eintrag. Quick Parts listet die Namen in alphabetischer Reihenfolge auf. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie mehrere Einträge haben.
- Galerie:Outlook hilft Ihnen, Ihre Schnellteile in bestimmten Galerien zu speichern. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie eine Vielzahl von Vorlagen gespeichert haben.
- Kategorie:Sie sollten bei „Allgemein“ bleiben, es sei denn, Sie benötigen zusätzliche Gruppierungen für Ihre Vorlagen. Kategorien sind wie Unterordner, und sie gehören zu Galerien.
- Beschreibung:Dies ist ein Kommentar, der hilft, jeden Eintrag oder jede Vorlage zu beschreiben. Sie sehen dieses Attribut nie, also brauchen Sie sich nicht darum zu kümmern.
- Speichern in:Um sicherzustellen, dass der Inhalt für die Verwendung in Outlook-E-Mails verfügbar ist, verwenden Sie NormalEmail.dotm. Sie können Ihre Einträge auch nach Vorlage isolieren.
- Optionen:Mit diesem Attribut können Sie festlegen, wie Sie jeden Eintrag einfügen.
Schritt 7:Klicken Sie auf OK, um die Details Ihres neuen Eintrags zu speichern. Auf diesen Eintrag können Sie jederzeit zu verschiedenen Zwecken zugreifen, z. B. zum Erstellen von E-Mails.
Schritt 8:Um die neue Vorlage zu verwenden, gehen Sie zu dem Teil der E-Mail, in dem die Vorlage erscheinen soll.
Schritt 9:Wählen Sie Quick Parts und klicken Sie auf die zu verwendende Vorlage.
Anmerkung:Jedes in Quick Parts gespeicherte Element ist nur lokal auf dem PC verfügbar.
E-Mail-Vorlage mit dem Add-In „Meine Vorlagen“ erstellen
My Templates ist ein von Microsoft bereitgestelltes Add-in, das die Texteingabe mit nur einem Klick ermöglicht. Mit dieser Funktion können Benutzer häufig verwendete Phrasen speichern und sie bei Bedarf zu E-Mails hinzufügen. Diese Funktion ist in Outlook vorinstalliert, allerdings müssen die Benutzer über ein E-Mail-Konto bei einem Microsoft Exchange-Server verfügen.
Hier erfahren Sie, wie Sie das Add-in Meine Vorlagen verwenden:
Anmerkung:Das Add-in Meine Vorlagen ist für Microsoft Outlook 2019, 2016 und 2013 sowie für Microsoft 365 verfügbar.
Schritt 1:Starten Sie Microsoft Outlook.
Schritt 2:Wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Option Neue E-Mail.
Schritt 3:Klicken Sie auf der Registerkarte Nachrichten und in der Gruppe Meine Vorlagen auf Vorlagen anzeigen.
Anmerkung:Wenn das Add-In Ansichtsvorlagen im Outlook-Ribbon nicht vorkonfiguriert ist, wählen Sie Datei und Add-Ins verwalten, um es zu installieren.
Schritt 4:Klicken Sie in dem neuen Dialogfeld auf Vorlage.
Schritt 5:Geben Sie in die leeren Textfelder einen Titel und den Text der E-Mail ein.
Schritt 6:Klicken Sie auf Speichern, um sicherzustellen, dass die Vorlage jederzeit verfügbar ist, wenn Sie sie benötigen.
Schritt 7:Klicken Sie auf die neu erstellte Vorlage, um sie in den Hauptteil der E-Mail zu übertragen.
Anmerkung:Vorlagen, die mit dem Add-in Meine Vorlagen erstellt wurden, werden in Ihrem Postfach gespeichert und können von überall aus abgerufen werden.
Erstellen von E-Mail-Vorlagen in Google Mail
Mit der Funktion Quick Parts oder dem Add-In My Templates können Sie in Microsoft Outlook ganz einfach Vorlagen erstellen. Sie können mit Gorgias auch Vorlagen für andere E-Mail-Anwendungen wie Gmail erstellen.
