Die 10 besten Tipps und Tricks zur effizienten Nutzung von Microsoft Lists

Neben Produktivitätsanwendungen wie Teams, OneNote und der Office-Suite bietet Microsoft auch eine Projektverwaltungs-/Datenbank-Software namens Microsoft Lists an.Ursprünglich war die App auf Nutzer von Microsoft 365 Enterprise und Education beschränkt, aber das Unternehmen nimmt nun auch allgemeine Nutzer für die App auf.Wenn Sie es ausprobieren möchten, finden Sie hier die besten Tipps und Tricks für verschiedene Aktivitäten in Microsoft Lists, z. B. eine Checkliste für ein einfaches Onboarding-Erlebnis.

1.Schablonen verwenden

Sie haben zwei Möglichkeiten, um Listen in Microsoft Lists zu erstellen: Sie können von Grund auf neu beginnen oder eine der integrierten Vorlagen verwenden. Klicken Sie auf der Startseite von Microsoft Lists auf Neue Liste und wählen Sie eine der Standardvorlagen.

Je nach Bedarf oder Vorliebe können Sie eine Vorlage auswählen, z. B. Fehlerverfolgung, Reiseanträge, Inhaltsplan usw.Im Gegensatz zu Notion gibt es in Microsoft Lists keine Möglichkeit, von der Community erstellte Vorlagen durchzugehen.

Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf Vorlage verwenden, und schon können Sie sie in Ihrem Konto verwenden.

2.Personalisieren Sie Ihre Liste

Wenn Sie mit Dutzenden von Listen in Microsoft Listen arbeiten, ist es wichtig, diese zu personalisieren, damit Sie keine Schwierigkeiten haben, eine relevante Liste zu finden.

Wenn Sie eine neue Liste erstellen, können Sie ihr einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung geben sowie eine Farbe und ein Symbol wählen.Die Optionen sind begrenzt, aber immer noch besser als bei Konkurrenten wie Trello.

3.Listen mit neuen Artikeln hinzufügen

Je nach ausgewählter Vorlage haben Sie mehrere Möglichkeiten, einen Eintrag in Microsoft Lists hinzuzufügen.

Wenn Sie oben auf die Schaltfläche Neues Element hinzufügen klicken, öffnet sich ein Menü, in dem Sie Details zur Aufgabe bzw. zum Problem hinzufügen können, z. B. Titel, Beschreibungen, Status, Fälligkeitsdatum, Veröffentlichungsdatum, Veröffentlichungs-URL und mehr.

4.Neue Ansicht erstellen

Sie können die hinzugefügten Einträge auch im Kalender- und Galerieformat anzeigen.So geht’s.

Schritt 1:Klicken Sie auf das +-Symbol am oberen Rand, um das Menü Ansicht erstellen zu öffnen.

Schritt 2:Wählen Sie im Menü Anzeigen als die Option Kalender oder Galerie.

Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Erstellen, und Sie können die neue Ansicht über das Drei-Punkte-Menü überprüfen.

5.Einträge direkt bearbeiten

Standardmäßig deaktiviert Microsoft Lists die direkte Bearbeitung in Listen.Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie eine Liste auswählen und auf das Bearbeitungssymbol am oberen Rand klicken.Das kann zeitaufwendig sein.Stattdessen können Sie auf „Gitteransicht verlassen“ klicken und direkt neue Einträge hinzufügen und die vorhandenen bearbeiten.

6.Eine neue Spalte hinzufügen

Je nach der von Ihnen gewählten Vorlage werden die Listen mit den erforderlichen Spalten versehen.Sie können horizontal blättern und auf die Option Spalte hinzufügen klicken, um die Art der Spalte auszuwählen, die Sie zu den Listen hinzufügen möchten.

Sie können eine einzelne Textzeile, mehrere Textzeilen, eine Zahl, eine Ja/Nein-Umfrage, eine Person und mehr auswählen.

Sie können auch vorhandene Spalten auswählen und auf die Pfeil-nach-unten-Schaltfläche klicken, um sie zu löschen.

7.Favorisierte Liste

Wenn man mit mehreren Projekten, Issue-Trackern und anderen Datenbanken arbeitet, kann es schwierig sein, die gesuchte Liste zu finden.

Klicken Sie auf der Startseite von Microsoft Lists auf das kleine Sternsymbol am oberen Rand der Liste, und die Software fügt sie als Favoriten hinzu.Sie können nun ganz einfach über das separate Menü „Favoriten“ darauf zugreifen.

8.Eine Spalte bearbeiten

Möchten Sie eine bestehende Spalte mit weiteren Details bearbeiten?Sie können dies ganz einfach über das Menü Spalte bearbeiten tun.

Nehmen wir die Spalte Status als Beispiel und bearbeiten sie in der Liste.

Schritt 1:Klicken Sie auf das Abwärtspfeil-Symbol neben der Spalte Status.

Schritt 2:Gehen Sie zu Spalteneinstellungen und wählen Sie Bearbeiten.

Schritt 3:Sie können einen neuen Namen und eine Beschreibung hinzufügen, den Spaltentyp ändern und sogar Änderungen an den bestehenden Auswahlen vornehmen.

Sie können auch das Menü „Weitere Optionen“ erweitern und eine Mehrfachauswahl für Spalten zulassen.Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um alle Änderungen zu übernehmen.

9.Eine Liste freigeben

Microsoft Lists ist ideal für den persönlichen Gebrauch und kann auch mit Teammitgliedern verwendet werden.Sie können Probleme, Anlagen, Routinen, Kontakte, Inventar und vieles mehr in Zusammenarbeit mit anderen verfolgen.

Klicken Sie auf der Startseite der Listen auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Freigeben.Sie können einen Link zum Projekt freigeben und sogar in das Menü Link-Einstellungen gehen, um Änderungen vorzunehmen.

Im Menü „Link-Einstellungen“ können Sie Elemente zur Bearbeitung hinzufügen, Verfallsdaten festlegen und sogar ein Kennwort festlegen, um unbefugten Zugriff auf die Liste zu verhindern.

10.Exportieren nach CSV

Wenn Sie die bestehende Liste in Microsoft Excel bearbeiten oder die gesamte Liste im CSV-Format freigeben möchten, klicken Sie auf Exportieren in CSV, und der Browser lädt die Liste als CSV-Datei herunter.

Erstellen und Verwalten von Datenbanken in Microsoft Lists

Microsoft Lists für Privatanwender fehlen noch Goodies wie Regeln zum Erstellen von Automatisierungen in der Liste und der Zugriff über die mobile App.Sie ist nur für Benutzer aus dem Bildungswesen und Unternehmen verfügbar.

Microsoft Lists schließt eine wichtige Lücke im Ökosystem von Microsoft 365.Sie müssen sich nicht mehr auf Anwendungen wie Trello oder Notion verlassen, um Datenbanken zu erstellen oder Projekte zu verwalten.Dank der engen Integration mit Office-Anwendungen können Sie alles in Listen erledigen.Wie wollen Sie die Microsoft-Listen verwenden?Teilen Sie uns Ihre Ideen in den Kommentaren unten mit.