So stellen Sie sicher, dass eingeladene Teilnehmer von Microsoft Teams-Meetings in der Lobby warten

Microsoft Teams versucht, das virtuelle Meeting-Erlebnis für die Nutzer zu replizieren und zu verbessern.Es trägt dazu bei, dass sich die Erfahrung der Nutzer bei virtuellen Meetings kaum von der bei physischen Meetings unterscheidet.Ein Beispiel dafür ist die Lobby-Funktion von Microsoft Teams.

Normalerweise kontrolliert ein Türsteher den Zugang zu einem Besprechungsraum.So wird verhindert, dass ungebetene Gäste hereinplatzen, und die Gastgeber haben genügend Zeit, sich einzurichten, bevor andere Gäste hinzukommen.Die Lobbyfunktion von Microsoft Teams funktioniert genau wie ein physisches Wartezimmer.Im Folgenden finden Sie zwei Möglichkeiten, diese für Ihre virtuellen Meetings zu aktivieren.

Zu beachtende Punkte bei der Verwaltung Ihrer Microsoft Teams-Lobby

Die folgenden Punkte sind zu beachten, wenn Sie versuchen, den Zugang von eingeladenen Personen zu kontrollieren:

• Bei einigen Organisationen steuert der Administrator der Organisation die Standardeinstellungen für Besprechungsteilnehmer.
• Wenn Sie als Organisator einer Besprechung Teilnehmer aus Ihrer Organisation eingeladen haben, dürfen diese den Besprechungsraum möglicherweise standardmäßig umgehen.

Aktivieren der Lobby durch Bearbeiten der Besprechungsoptionen

Wenn der Administrator Ihres Unternehmens die Standardeinstellungen für Besprechungen steuert, können Sie dennoch den Zugriff auf Ihre Besprechung verwalten.Bevor die Besprechung beginnt, können Sie dies über die Besprechungsoptionen tun.Und so funktioniert es:

Schritt 1:Starten Sie Ihre Microsoft Teams-App.

Schritt 2:Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der linken Spalte.

Schritt 3:Klicken Sie auf das Symbol Neue Besprechung in der rechten Ecke, um eine Besprechung zu planen.

Schritt 4:Fügen Sie die erforderlichen Teilnehmer und andere Besprechungsdetails hinzu und versenden Sie die Einladung.

Schritt 5:Gehen Sie zurück zur Kalenderansicht und öffnen Sie die Besprechung, die Sie gerade geplant haben.

Schritt 6:Klicken Sie auf das Popup-Fenster, um die Meeting-Einstellungen zu öffnen.

Schritt 7:Gehen Sie zu den Optionen am oberen Rand von Microsoft Teams und wählen Sie Besprechungsoptionen.Dadurch wird eine Seite in Ihrem Webbrowser aufgerufen.

Schritt 8:Zu den Optionen, die für Ihr neues Meeting angezeigt werden.Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben der Option „Wer kann die Lobby umgehen?“.

Schritt 9:Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um eine Liste von Optionen anzuzeigen, und wählen Sie unten in der Liste „Nur ich“.

Schritt 10:Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Schritt 11:Nehmen Sie an der Besprechung teil und warten Sie auf Ihre Besprechungsplattformen.Wenn einer von ihnen an der Besprechung teilnimmt, sollten Sie eine Meldung erhalten, die Sie über die Teilnehmer in der Lobby informiert.

Schritt 12:Sie können auf „Zulassen“ klicken, um eine beliebige Person zur Besprechung hinzuzufügen.Andererseits können Sie auf Lobby anzeigen klicken, um alle Personen in der Lobby zu sehen.

Schritt 13:Gehen Sie auf die rechte Seite, um alle Personen in der Lobby zu sehen.Sie können die Teilnehmer zulassen oder ablehnen, indem Sie auf das √ (Haken) bzw. × (Kreuz) klicken.

Sie können andere Einstellungen wählen, wenn Sie entscheiden, wer die Lobby umgehen darf.Wenn Sie z. B. die Option Personen, die ich einlade wählen, können nur diese Personen die Lobby für diese Besprechung umgehen.

Aktivieren der Lobby durch Ändern der Teilnehmereinstellungen

Wenn Sie vergessen haben, die Besprechungsoptionen vor dem Start einer Besprechung anzupassen, ist das kein Problem.Sie können den Zugang für andere Eingeladene weiterhin einschränken.Alles, was Sie tun müssen, ist, die Teilnehmereinstellungen während Ihres Meetings zu ändern.Und so funktioniert es:

Schritt 1:Bewegen Sie den Mauszeiger in Ihrem Teams-Besprechungsfenster nach rechts und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Ellipsen, auch bekannt als „Weitere Aktionen“.

Schritt 2:Klicken Sie auf Besprechungsoptionen und es sollte sich ein neuer Bereich in Ihrem Besprechungsfenster öffnen.

Schritt 3:Zu den Optionen, die für Ihr neues Meeting angezeigt werden.Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben Wer kann die Lobby umgehen?

Schritt 4:Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um eine Liste von Optionen anzuzeigen, und wählen Sie Nur ich.

Schritt 5:Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 6:Kehren Sie zu Ihrer Besprechung zurück, und die neuen Teilnehmer warten nun in der Lobby.Wenn einer von ihnen an der Besprechung teilnimmt, sollten Sie in der Lobby eine Meldung erhalten, dass Teilnehmer anwesend sind.

Schritt 7:Sie können auf „Zulassen“ klicken, um eine beliebige Person zur Besprechung hinzuzufügen.Andererseits können Sie auf Lobby anzeigen klicken, um alle Personen in der Lobby zu sehen.

Schritt 8:Gehen Sie auf die rechte Seite, um alle Personen in der Lobby zu sehen.Sie können jeden Teilnehmer zulassen oder ablehnen, indem Sie auf das √ (Häkchen) bzw. × (Kreuz) klicken.

Herunterladen von Teams Sitzungsteilnahme

Wenn Sie mehrere Personen auf Ihrer Einladungsliste haben, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten, wer teilgenommen hat.Um sich die Mühe zu ersparen, gedanklich Notizen zu machen, können Sie die Teams Meeting Attendance während und nach der Besprechung herunterladen.