So schützen Sie Word-Dokumente oder PDF-Dateien mit einem Kennwort mit MS Office (2021)

Wie wir alle wissen, handelt es sich bei Microsoft Office um eine Familie von Client-Software und-Diensten, die von Microsoft entwickelt wurden. Diese Software wurde erstmals am 1. August 1988 von Bill Gates auf der COMDEX in Las Vegas, Nevada, vorgestellt. Diese Software wird zum Erstellen und Ändern von Dokumentdateien aller Art verwendet. Die neue Version von Microsoft verfügt über viele neue Funktionen, die auch aus einer Funktion zum Schützen von Dokumenten bestehen. Heute zeigen wir Ihnen , wie Sie Word-Dokumente und PDF-Dateien einfach mit einem Passwort schützen können .

Mit dieser Funktion zum Schützen von Dokumenten werden Ihre Office-Dokumente und PDF-Dateien verschlüsselt lässt niemanden die Datei anzeigen, es sei denn, er erhält das Passwort. Diese neue moderne Version von Office verwendet eine vollständig sichere Verschlüsselung, auf die Sie sich verlassen können, wenn Sie Ihrem Dokument ein sicheres Kennwort zuweisen.

Hinweis: Die unten erläuterten Anweisungen oder Methoden können auf Microsoft Office, Powerpoint, angewendet werden und Excel 2016. Der Vorgang sollte befolgt werden und ist für die anderen Versionen von Office ähnlich.

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Ist der Kennwortschutz von Microsoft Office sicher?

In der ältesten Version von Microsoft Office hatte die Kennwortschutzfunktion einen sehr schlechten Ruf. Microsoft Office 95 bis Office 2003 hatte ein sehr schwaches Verschlüsselungsschema. Wenn Sie diese Funktion jemals in der älteren Version von Microsoft Office verwendet haben, wissen Sie, dass das Kennwort mit der im Internet verfügbaren Cracking-Software schnell und einfach umgangen werden kann.

Microsoft hat viel zu bieten von Nachrichten als Bewertungen von ihren Kunden und nach dem Lesen begann Office mit der Arbeit an der neuen Version von Microsoft Office. Unter Office 2007 erhielt Microsoft aufgrund der vorherigen Antwort der Benutzer ernsthafte Sicherheit. Anschließend stellte Office 2007 die Verschlüsselung mit einem 128-Bit-Schlüssel auf Advanced Encryption Standard (AES) um.

Dies gilt als gesichert und bedeutet, dass das Büro beim Festlegen eine echte und starke Verschlüsselung verwendet, um das Dokument des Benutzers zu schützen ein Passwort für ihr Dokument. Wir haben auch die PDF-Verschlüsselung getestet und festgestellt, dass diese Funktion in Office 2016 128-Bit-AES verwendet.

Sie müssen jedoch auf zwei große Dinge achten. Zuallererst ist die vollständige Verschlüsselung eines Dokuments mit Hilfe des Passworts die einzig sichere Methode. Zweitens können Sie in Office ein Kennwort mit einer anderen Funktion festlegen, nämlich dem ‚Bearbeiten einschränken‘ einer Datei. Mit dieser Funktion können die anderen Personen die Datei ansehen, sie können sie jedoch nicht ohne Kennwort bearbeiten. Diese Art von Kennwort kann auch leicht geknackt und entfernt werden, sodass andere Personen die gesamte Datei bearbeiten können.

Die Verschlüsselung von Microsoft Office funktioniert sehr gut und wenn Sie das neue moderne Dokumentformat verwenden, das von Microsoft Office dargestellt wird mit dem Namen .docx ist es dann ein sehr gutes Datenverschlüsselungsformat. Wenn Sie jedoch die älteren Formate mit dem Namen .doc verwenden, um Ihre Dokumentdatei zu speichern, die mit der älteren Version von Microsoft Office kompatibel war. Dann wird die ältere Version mit der nicht sicheren Versionsfunktion der Dateiverschlüsselung verwendet.

Ihr Dokument ist vollständig gesichert, wenn Sie Ihre Dokumentdatei mit der Funktion ‚Mit Kennwort verschlüsseln‘ speichern, anstatt die Funktion ‚Verschlüsseln mit Kennwort‘ zu verwenden. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Dokumente nicht sichern.

So schützen Sie ein Office-Dokument (Word, Excel, PowerPoint) im Jahr 2021 mit einem Kennwort

Mit der neuen und aktualisierten Funktion, die Microsoft in seiner neueren Office-Version entwickelt hat, können wir unser Office-Dokument sehr einfach mit einem Kennwort schützen. Jetzt lernen wir in Schritten, wie Sie ein Office-Dokument mit einem Kennwort schützen:

1. Wenn Sie ein Office-Dokument mit einem Kennwort schützen möchten, müssen Sie das Dokument zunächst in Word öffnen , Excel, PowerPoint oder Access.
2. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf das Menü „Datei“. Im Abschnitt ‚Info‘ müssen Sie auf die Schaltfläche ‚Dokument schützen‘ und dann auf ‚Mit Kennwort verschlüsseln‘ klicken.
3. Die Schaltfläche heißt in Microsoft Word ‚Dokument schützen‘, hat jedoch einen anderen Namen in den anderen Apps. In Microsoft Excel heißt es ‚Arbeitsmappe schützen‘ und in Microsoft PowerPoint ‚Präsentation schützen‘. In Microsoft Access ist dies die Schaltfläche ‚Mit Kennwort verschlüsseln‘.

Hinweis: Wenn Sie die Funktion zum Einschränken der Bearbeitung des Dokuments verwenden möchten, können Sie sie auswählen, indem Sie auf ‚Einschränken‘ klicken Bearbeiten “, aber wie wir Ihnen bereits gesagt haben, ist dies nicht sehr sicher und kann leicht geknackt werden.

1. Sobald Sie alles erledigt haben Geben Sie in den obigen Schritten das Kennwort ein, mit dem Sie das Dokument verschlüsseln möchten. Schwache Passwörter können leicht durch Knacken der von den Hackern installierten Software erraten werden und Zugriff auf das Dokument erhalten.

Warnung: Sie verlieren den Zugriff auf das gesamte Dokument, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben , also musst du es sicher aufbewahren! Microsoft Office empfiehlt Ihnen, den Namen des Dokuments und sein Kennwort zu schreiben und an einem sicheren Ort aufzubewahren, an dem Sie es leicht finden können.

1. Wenn ein Dokument Wenn verschlüsselt ist, wird auf der Registerkarte ‚Info‘ die Meldung ‚Zum Öffnen dieses Dokuments ist ein Kennwort erforderlich‘ angezeigt.
2. Wenn Sie das verschlüsselte Dokument das nächste Mal öffnen, wird die Meldung ‚Kennwort zum Öffnen der Datei eingeben‘ angezeigt Box. Wenn Sie das richtige Passwort nicht eingeben können, können Sie nicht auf das Dokument zugreifen/es öffnen.

1. Wenn Sie den Passwortschutz aus einem Dokument entfernen möchten müssen Sie auf die Schaltfläche ‚Dokument schützen‘ klicken und dann erneut ‚Mit Passwort verschlüsseln‘ auswählen. Geben Sie danach ein leeres Passwort ein und drücken Sie ‚OK‘. Das Kennwort wird aus dem Dokument entfernt.

Lesen Sie auch: Verschlüsseln von Dateien und Daten mit AxCrypt.

Wie um eine passwortgeschützte PDF-Datei zu erstellen? (Einfache Methode)

Mit Hilfe der neuen und aktualisierten Funktion, die Microsoft in seiner neueren Office-Version entwickelt hat, können wir unser PDF-Dokument sehr einfach mit einem Kennwort schützen. Jetzt werden wir diskutieren, wie das PDF-Dokument mit einem Passwortschutz verschlüsselt wird. Wir können das Office-Dokument einfach in eine PDF-Datei exportieren und danach diese PDF-Datei mit einem Kennwort schützen. Diese Methode funktioniert für alle in Microsoft Office verfügbaren Anwendungen.

Sie müssen die folgenden Schritte ausführen, um das Kennwort für PDF-Dateien zu verschlüsseln:

1. Öffnen Sie zunächst das Klicken Sie auf die Menüschaltfläche „Datei“ und wählen Sie „Exportieren“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ‚PDF/XPS erstellen‘, um das Dokument als PDF-Datei zu exportieren.

1. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche‘ Optionen ‚und speichern Sie sie Das Dialogfenster wird angezeigt. Aktivieren Sie unten im Fenster ‚Optionen‘ die Option ‚Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln‘ und klicken Sie auf ‚OK‘.

1. Geben Sie das Kennwort ein, mit dem Sie die PDF-Datei verschlüsseln möchten mit und klicken Sie dann auf ‚OK‘.
2. Geben Sie anschließend den Namen für Ihre PDF-Datei ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Veröffentlichen‘. Das Büro exportiert das gesamte Dokument in eine kennwortgeschützte PDF-Datei.

1. Jetzt müssen Sie das Kennwort der PDF-Datei eingeben, wenn Sie sie öffnen möchten. Wenn Sie das Dokument öffnen möchten, müssen Sie ein Kennwort eingeben, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben. Dann haben Sie Ihre Datei verloren.

Mit dieser Funktion können Sie auch alle Ihre vertraulichen Dokumente schützen Wenn Sie sie auf dem USB-Laufwerk (Universal Serial Bus) oder in einem Online-Speicherdienst wie Microsoft OneDrive oder Google speichern.

Die Vollplattenverschlüsselung ist sicherer und schützt die Dokumente auf Ihrem Computer sehr . Für diese Verschlüsselung gibt es mehrere Anwendungen, die Sie kostenlos auf Ihrem PC installieren und zum Sichern Ihrer Daten verwenden können. Diese Software ist Device Encryption und BitLocker unter Windows für Personal Computer oder FileVault unter Macintosh (Mac).

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Fazit-Sind Ihre Word-Dokumente und PDF-Dateien durch ein Passwort geschützt?

Dies waren alle Informationen, die ich sammeln konnte, damit Sie lernen, wie Sie sich schützen können Ihre Dokumentdateien von anderen unbekannten Personen. Wie ich Ihnen bereits sagte, müssen Sie sich das Kennwort Ihrer Dokumentdatei merken, sonst haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Dokumentdatei. Ich hoffe, Sie haben jetzt Ihre Word-Dokumente und PDF-Dateien mit einem Passwort geschützt .