Eine der Aufgaben, die wir bei der Arbeit mit Dokumenten in Microsoft Word unabhängig von der Edition ständig ausführen, besteht darin, Bilder, Tabellen, Hyperlinks hinzuzufügen und Formate auf den Inhalt anzuwenden Das Erscheinungsbild ist viel professioneller und bietet viel präzisere und dynamischere Informationen zu den darzustellenden Daten oder Elementen.
Bei diesen Arten von Aufgaben wird normalerweise eine große Anzahl von Multimedia-Elementen wie eingebetteten Bildern, Schriftarten und anderen Objekten hinzugefügt , wodurch die endgültige Datei in der Regel mehrere Megabyte groß ist. Obwohl dies für viele Benutzer unbemerkt bleiben kann oder nicht relevant ist.
Dies wird zu einem Problem, wenn diese Datei per E-Mail angehängt, auf eine Website hochgeladen und auf einer bestimmten Plattform veröffentlicht wird. Dies liegt daran, dass diese Dateitypen eine Größe haben Limit hochgeladen werden. Daher ist es nicht möglich, diese Aufgabe auszuführen.
Aus diesem Grund ist es wichtig zu lernen, die Größe unserer Microsoft Word-Dateien zu reduzieren, ohne deren Qualität oder Inhalt zu verlieren. Aus diesem Grund geben AdminGuides eine Eine Reihe praktischer Tipps, um dies zu erreichen.
Ab Office 2007 wurde die Erweiterung .docx als Speicher eingeführt Alternative; bis Microsoft Office 2013, das als Standardformat festgelegt wurde.
Dokumente wurden normalerweise im DOC-Format gespeichert, das dem aktuellen Format DOCX ähnelt, jedoch einige grundlegende Unterschiede aufweist, die sich direkt auf das DOC-Format auswirken Möglichkeit, das Format korrekt beizubehalten. Wie bereits erwähnt, werden die Dokumente ab dem Eintreffen von Office 2013 standardmäßig in .docx gespeichert.
Das .docx-Format wurde von Microsoft als Ersatz für .doc entwickelt. Diese Änderung ist mit dem wachsenden Wettbewerb um kostenlose und kostenlose Dokumente verbunden Open Source-Formate wie Open Office und ODF. Bei den DOCX-Dateien wurde die Codierungsarbeit für diese in XML ausgeführt, sodass der Buchstabe X in DOCX hinzugefügt wurde. Dank dieser neuen Codierung konnte erweiterte Unterstützung für erweiterte Funktionen hinzugefügt werden.
Eine der meisten Auffallende Entwicklungen sind, dass DOCX-Dateien wie ZIP-Dateien funktionieren, da sie den Inhalt des Dokuments komprimieren. Durch das Konvertieren einer DOC-Datei in das DOCX-Format wird die Größe in einigen Fällen drastisch reduziert.
To Wenn Sie eine DOC-Datei in DOCX konvertieren, müssen Sie Folgendes tun:
Wir greifen auf diese Datei zu und gehen dann zum Menü ‚Datei‘. Dort gehen wir zum Abschnitt ‚Informationen‘, um die zu finden Kategorie ‚Kompatibilitätsmodus‘ und klicken Sie auf die Option ‚Konvertieren‘:
Die folgende Meldung wird angezeigt. Dort klicken wir auf die Schaltfläche ‚Akzeptieren‘
Anschließend müssen Sie den Pfad und den Namen angeben, um die Datei im neuen Format zu speichern. Microsoft Word führt diese Konvertierung durch, indem eine neue Version des Dokuments in der neuen DOCX-Form erstellt wird t; Damit die vorherige Version von .doc weiterhin verfügbar ist und wir den Größenunterschied zwischen beiden Erweiterungen überprüfen können:
Während der Bearbeitung eines Bildes in Microsoft Word werden alle Bildeditionen als aktiver Teil des Dokuments gespeichert. Wenn wir also ein Bild in das Dokument zuschneiden, behält Word weiterhin das gesamte Originalbild bei. Dies stellt eine Raumauswirkung dar, die sehr hoch und unnötig werden kann. Sie müssen dies berücksichtigen, wenn Sie Platz sparen.
Um dies zu vermeiden, wird empfohlen, wenn wir wissen, dass die Bilder des Microsoft Word-Dokuments bearbeitet werden sollten (z. B. beschneiden, Filter anwenden, ihre Ausrichtung ändern usw.) .) ist es ideal, integrierte Anwendungen wie Paint, Paint 3D, Preview usw. zu verwenden. Führen Sie von dort aus die Änderungen aus, speichern Sie dieses Bild und fügen Sie es, bereits bearbeitet, in das Word-Dokument ein. Auf diese Weise können wir die Größe des endgültigen Dokuments reduzieren.
Normalerweise verwenden wir die Methode zum Kopieren und Einfügen, um dem Microsoft Word-Dokument verschiedene Elemente, z. B. ein Bild, hinzuzufügen. Der Fehler ist jedoch, dass Word bestimmte Annahmen zur Verwaltung des Bildes verwendet.
Wenn das von uns eingefügte Bild beispielsweise im BMP- oder JPG-Format vorliegt, bei dem es sich um einen großen Dateityp handelt, fügen Sie es normalerweise in Word ein Durch seine Eigenschaften wird die Dateigröße drastisch erhöht, insbesondere wenn dieses Bild in HD (High Definition) vorliegt.
In diesem Fall empfiehlt AdminGuides, die entsprechenden Bearbeitungsaufgaben gegebenenfalls zuerst für das Bild in einer Bildanwendung auszuführen. Danach wird es irgendwo auf der Festplatte gespeichert und dann gehen wir zum Menü ‚Einfügen‘ und wählen in der Gruppe ‚Illustrationen‘ die Option ‚Bilder‘:
Dort gehen wir zu dem Pfad, in dem das bearbeitete Bild gehostet wurde, und Fahren Sie mit dem Hochladen in das Word-Dokument fort, wodurch sich die Gesamtgröße der Datei verringert.
Das Komprimieren eines Elements war eine der besten Methoden, um die Größe aller Arten von Elementen zu reduzieren und sie so mit anderen Benutzern zu teilen und ihnen sogar Sicherheitsmaßnahmen hinzuzufügen. Mit Microsoft Word haben wir die Möglichkeit, die Bilder des Dokuments zu komprimieren, um ihre Größe erheblich zu reduzieren.
Gehen Sie dazu zum Menü ‚Datei‘ und wählen Sie ‚Speichern‘ als ‚Option:
Klicken Sie im angezeigten Fenster unten rechts auf die Schaltfläche‘ Extras ‚und wählen Sie die Option‘ Bilder komprimieren ‚:
Das folgende Fenster wird angezeigt. Dort müssen wir die Qualität definieren, mit der die Bilder des Dokuments komprimiert werden müssen, und wir können sehen, dass die Option ‚Nur auf dieses Bild anwenden‘ abgeschwächt ist, da bei dieser Methode die verwendete Konfiguration auf alle Bilder angewendet wird und nicht nur zu einem einzeln.
Eine der Optionen, die Microsoft bietet Word ermöglicht es uns, verschiedene Elemente in das aktive Dokument einzubetten, z. B. MP3-Dateien, PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen. Dies ist zwar nützlich, kann jedoch dazu führen, dass die endgültige Größe der Word-Datei erhöht wird.
Das Gute beim Verknüpfen eines Elements ist, dass diese Änderung beim Vornehmen von Änderungen am Originaldokument im Word-Dokument berücksichtigt wird. Um beispielsweise einige Excel-Zellen einzufügen, kopieren wir die gewünschten Zellen und gehen dann in Word zur Option ‚Einfügen‘ und wählen dort ‚Inhalte einfügen‘:
Im angezeigten Fenster wählen wir die Zeile ‚Microsoft Excel Object Spreadsheet‘. Klicken Sie auf ‚Akzeptieren‘ und auf diese Weise wurde das Element verknüpft.
Wenn wir Schriftarten hinzugefügt haben, um eine bessere Darstellung des endgültigen Dokuments zu erhalten, besteht normalerweise die Möglichkeit, beim Teilen dieser Dateien mit anderen Benutzern die automatisch verwendeten Schriftarten herunterzuladen, was eine Erhöhung der Dateigröße bedeutet.
Um zu verhindern, dass Word diese Schriftarten automatisch herunterlädt, gehen wir zum Menü ‚Datei’> ‚Optionen‘ und wählen im Popup-Fenster den Abschnitt ‚Speichern‘ und deaktivieren dort das Kontrollkästchen ‚Schriftarten in die Datei einbetten‘ . Klicken Sie auf ‚Akzeptieren‘, um die Änderungen zu übernehmen.
Standardmäßig bietet Microsoft Word die Möglichkeit, ein Miniaturbild des aktiven Dokuments zu speichern, damit Windows im Datei-Explorer dieses Dokuments eine Vorschau erstellen kann:
Um zu verhindern, dass Microsoft Word diesen Prozess ausführt, gehen wir zu Menü ‚Datei‘ und dort klicken wir im Abschnitt ‚Informationen‘ auf die Schaltfläche ‚Eigenschaften‘ und dann auf die Option ‚Erweiterte Eigenschaften‘:
Im Popup-Fenster gehen wir zur Registerkarte ‚Zusammenfassung‘ und deaktivieren dort das Feld ‚Miniaturansichten für alle Word-Dokumente speichern‘. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Akzeptieren‘, um die Änderungen zu übernehmen.
Dies ist nicht der am besten geeignete Rat, da diese Funktion der Selbstwiederherstellung von Word die Aufgabe hat, regelmäßige Sicherungen der Datei durchzuführen, während wir daran arbeiten. Wenn also die Anwendung fehlschlägt oder der Computer ein Problem hat (Stromausfälle, Neustarts usw.), werden dank dieser Funktion beim nächsten Zugriff auf Word mehrere Versionen automatisch aus geöffneten Dokumenten abgerufen.
Diese Funktion führt die Die Dateigröße ist größer, aber sie ist eine der besten Sicherheitsoptionen in Microsoft Word.
Wenn Sie sie deaktivieren möchten, um die endgültige Dateigröße zu verringern, müssen Sie zum Pfad ‚Datei’> ‚Optionen‘ und unter ‚Speichern‘ gehen In diesem Bereich deaktivieren wir das Kontrollkästchen ‚AutoRecover-Informationen alle (Minuten) speichern‘. Klicken Sie auf ‚Akzeptieren‘, um die Änderungen zu übernehmen.
Word zu verringern speichert eine Vielzahl von sichtbaren und versteckten Informationen in der Datei zu Aspekten, die in der Datei bearbeitet wurden. Aus Sicherheitsgründen möchten wir möglicherweise, dass andere Benutzer sie nicht sehen. Diese Art von Informationen erhöht die endgültige Dateigröße, sodass die Deaktivierung zwei Aufgaben ausführt: Sicherheit und Speicherplatz.
Um diesen Vorgang auszuführen, gehen wir zum Menü ‚Datei / Informationen‘ und klicken dort Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Auf Probleme prüfen‘ im Abschnitt ‚Dokument prüfen‘ und wählen Sie die Option ‚Dokument prüfen‘:
Die folgende Meldung wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Ja‘.
Als Nächstes müssen Sie die Variablen auswählen, die mit dem Inspektor angewendet werden sollen. Nach der Auswahl klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Inspizieren‘.
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, werden die entsprechenden Ergebnisse angezeigt. Dort können Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche Alle Abschnitte entfernen klicken :
Wenn Sie an einem Microsoft Word-Dokument arbeiten, Es speichert mehrere Elemente im Hintergrund, um seine eigenen Aufgaben im Dokument auszuführen. Eine praktische Lösung besteht darin, den gesamten Inhalt in eine neue Datei zu kopieren.
Dazu erstellen wir ein neues leeres Dokument. Anschließend wählen wir den gesamten Inhalt des aktuellen Dokuments aus, indem wir die folgenden Tasten drücken:
+ E Strg + E
Im neuen Dokument drücken wir die folgende Tastenkombination, um alles einzufügen:
+ V Strg + V
Hiermit werden alle im Originaldokument konfigurierten Texte, Abschnitte, Formate, Seitenlayoutoptionen und weiteren Parameter kopiert Es werden keine AutoRecover-Informationen oder früheren Versionen kopiert, wodurch die endgültige Dokumentgröße reduziert wird. Dies ist letztendlich das Ziel, das wir von Anfang an haben.
Diese Funktion impliziert die Verwendung einer etwas größeren Dateigröße, sodass wir diese Funktion deaktivieren möchten, um auf bessere Ebenen von zugreifen zu können Größe müssen wir zum Pfad ‚Datei’> ‚Optionen‘ gehen und dort im Abschnitt ‚Erweitert‘ zur Kategorie ‚Speichern‘ gehen und das Kontrollkästchen ‚Speichern im Hintergrund zulassen‘ deaktivieren. Klicken Sie auf ‚Akzeptieren‘, um die Änderungen zu übernehmen.
Das RTF-Format (Rich Text Format) ist ein kostenloser Standard für Dokumente mit einem etwas fortgeschritteneren Format als das bereits bekannte Nur-Text-Format, verfügt jedoch nicht über alle Funktionen von .docx. Der Zweck besteht darin, das zu konvertieren docx-Datei an RTF, um das gesamte zusätzliche Format und alle versteckten Daten zu entfernen, sodass die endgültige Dateigröße reduziert werden kann.
Dieselbe Methode kann mit HTML angewendet werden, einem Webformat, mit dem die endgültige Dateigröße reduziert werden kann.
Gehen Sie dazu einfach zur Option ‚Speichern wie‘ und wählen Sie im Abschnitt ‚Typ‘ ‚RTF oder HTML‘. Klicken Sie auf ‚Speichern‘, um die Änderungen zu übernehmen.
Normalerweise verwenden wir die Buchstabengröße für unsere Dateien, aber wir können auch andere Formate wie A4 verwenden, um die Kapazität von Text in einem Word-Blatt zu erhöhen und damit die endgültige Dokumentgröße zu verringern.
Um die neue Dokumentgröße zu definieren, gehen wir zu Klicken Sie im Menü ‚Format‘ auf die Option ‚Größe‘ und wählen Sie dort die beste Option aus:
Dazu gehen wir zu ‚Informationen‘ und klicken dort auf Der Abschnitt ‚Dokument verwalten‘:
Normalerweise verwenden wir die Option zum direkten Kopieren und Einfügen, sodass das gesamte Format, das den Ursprung hat, wie Tabellen, Farben, Themen usw., ebenfalls angewendet wird, was sich auf die Größe von auswirkt und diese vergrößert die Word-Datei.
Um zu verhindern, dass die kopierten Informationen mit ihrem Format eingefügt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option ‚Nur Text behalten‘. Daher fügen wir den Text ein t ohne das Quellformat zu kopieren.
Wir haben angegeben, dass a Das DOCX-Dokument ist eine komprimierte Datei. Damit kann es mit einer Anwendung wie 7-Zip oder WinRAR geöffnet werden, um den gesamten Inhalt anzuzeigen. Wir können alle Dateien aus der DOCX-Datei extrahieren, einer komprimierten Datei hinzufügen und dann eine Dateierweiterung mit DOCX umbenennen.
Außerdem können wir das in jeder dieser Anwendungen erstellte Dokument komprimieren, für das heruntergeladen werden kann Kostenlos unter folgendem Link:
Nach der Installation können wir mit der rechten Maustaste auf die Word-Datei klicken und eine dieser Dateien für die Komprimierung verwenden:
Dann sehen wir die Endgröße, mit der die ausgewählte Datei komprimiert wurde:
We zu verringern haben gesehen, dass es möglich ist, alle in das Word-Dokument eingefügten Bilder global zu komprimieren; Wenn wir jedoch nur eines komprimieren möchten, müssen wir es auswählen und auf das Menü ‚Bildwerkzeuge‘ klicken.
Gehen Sie zu ‚Format’> ‚Bilder komprimieren‘, und das folgende Fenster wird angezeigt, wo wir wollen Wählen Sie die Komprimierungsqualität aus, und wir können festlegen, ob sie nur auf das aktuelle Bild oder auf alle im Dokument angewendeten Bilder angewendet werden soll:
Daher haben wir nützliche Optionen, um die Größe unserer Word 2016- oder 2019-Dateien zu reduzieren und diese zu verwalten viel zentraler und einfacher.
Die Microsoft Sticky Notes sind ein beliebtes und nützliches Tool für Benutzer von Windows 10-Systemen,…
Microsoft hat kürzlich den lang erwarteten Windows 11 Dev Channel veröffentlicht, auf den über Windows…
Windows 10 ist eines der beliebtesten und am weitesten verbreiteten Betriebssysteme für Computerbenutzer.Die Entwicklung von…
Überprüfen und konfigurieren Sie die BerechtigungseinstellungenAktivieren Sie Edge für die Ausführung mit AdministratorrechtenReparieren Sie Microsoft…
Die meisten der neuesten Laptops haben keinen eingebauten Ethernet-Anschluss.Wir alle wissen, dass kabelgebundene Verbindungen viel…
Die Grafikverarbeitungseinheit oder GPU ist eine wesentliche Komponente eines Computersystems, die für die Wiedergabe von…