Microsoft hat die Office-Suite mit verschiedenen Anwendungen entwickelt, die sich auf die tägliche Arbeit jedes Benutzers konzentrieren. Daher hat jede Anwendung ein spezielles Design. Für Benutzer, die mit großen Datenmengen umgehen, ist Excel die Die ideale Lösung für diejenigen, die PowerPoint-Präsentationen durchführen müssen, ist Ihr Verbündeter, ebenso wie Word für alle Dateithemen.
Eine der Anwendungen, die Teil der Office-Suite ist, aber nicht standardmäßig installiert ist, ist SharePoint, das wir durch verschiedene Zahlungen erhalten können Pläne.
Hier sind die vollständigen Schritte zum Erstellen von Workflows in SharePoint 2019 online. Wir verlassen dieses Video-Tutorial auch als Ergänzung zum Erstellen eines Teams oder einer Kommunikationsseite in SharePoint Online.
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Workflows in SharePoint wurden erstellt, damit Benutzer dies tun können Arbeiten Sie an Dokumenten zusammen und verwalten Sie von dort aus Projektaufgaben, die die Implementierung bestimmter Prozesse in den Dokumenten, Dateien oder Elementen einer SharePoint-Website erleichtern. Auf diese Weise fungiert der Workflow als eine Reihe automatisierter Aufgaben von Dokumenten und Elementen unter Verwendung einer Folge von Aktionen oder Aufgaben, die sich auf einen Geschäftsprozess beziehen.
Dies ist wiederum mit einer Geschäftslogik verbunden, die eine Reihe von Anweisungen bildet Hier werden Angaben gemacht und alle Aktionen gesteuert, die sich auf das Dokument oder das im Workflow integrierte Element auswirken können. Ein Workflow bietet uns Lösungen wie:
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Microsoft Flow wurde entwickelt, um Aufgaben zwischen SharePoint und anderen Office 365 sowie Diensten von Drittanbietern zu automatisieren, um Benachrichtigungen zu empfangen, Dateien zu synchronisieren, Daten zu sammeln und weitere Aufgaben. Der SharePoint-Plan kann unter folgendem Link erworben werden. Dort wählen wir die Option aus, die unseren Anforderungen am besten entspricht.
Um diesen Prozess zu starten, gehen wir zum folgenden Link und geben die erstellten Anmeldeinformationen ein Beim Kauf des SharePoint Online-Plans:
Wir werden sehen Folgendes:
Dort wählen wir ‚SharePoint‘ und werden zum folgenden Fenster weitergeleitet:
Dort muss etwas erstellt werden Um den Workflow anwenden zu können, klicken wir dazu auf die Schaltfläche „Site erstellen“ und sehen Folgendes:
Dort definieren wir den Typ der zu erstellenden Site in In diesem Fall wählen wir ‚Site gruppieren‘ und definieren im folgenden Fenster den Namen und die Datenschutzeinstellungen:
Klicken Sie auf ‚Weiter‘. Sie können weitere Eigentümer hinzufügen und auf ‚Fertig stellen‘ klicken Auf der Site:
Als nächstes erstellen wir eine neue Liste. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie dort Liste aus:
In der Im folgenden Fenster weisen wir den Namen und die Beschreibung der Liste zu:
Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung unserer Liste abzuschließen. Wir werden zu diesem Fenster weitergeleitet, in dem die Optionen der erstellten Liste angezeigt werden list:
Dort müssen wir oben in der Liste oder Bibliothek, die wir erstellt haben, auf die Option „Flow“ und dann auf die Option „Flow erstellen“ klicken:
Wenn Sie dort klicken, wird die folgende Seitenleiste mit verschiedenen Vorlagen angezeigt, die im zu erstellenden Flow verwendet werden sollen. Wir können auf die Zeile ‚See the Flows‘ klicken, um auf weitere Optionen zuzugreifen.
In diesem Fall wählen wir die Vorlage ‚E-Mail senden‘ aus und werden zum folgenden Fenster weitergeleitet, in dem der Microsoft Flow-Assistent angezeigt wird:
Dort klicken wir Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Einführung‘, um die Lizenzbedingungen zu akzeptieren und auf Microsoft Flow zuzugreifen.
Wir sehen Folgendes:
Basierend auf dem ausgewählten Flow werden die Optionen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Flow erstellen“, um den Konfigurationsprozess zu starten . Eine andere Alternative besteht darin, zum Abschnitt ‚Vorlagen‘ zu wechseln und von dort aus auf alle verfügbaren Optionen zuzugreifen:
Dort können wir in SharePoint Online auf die gewünschte Vorlage für den Ablauf klicken:
Sobald der Workflow erstellt wurde, können Sie im Abschnitt ‚Meine Flows‘ die Details anzeigen:
In einigen Vorlagen muss eine Aktion angewendet werden Dazu haben wir beispielsweise die Vorlage „Sende mir meinen Standort per Mail“ ausgewählt. Sobald wir mit dem Erstellen des Flusses beginnen, wird der erste Schritt als Trigger bezeichnet, der bestimmt, wie der Fluss gestartet werden soll:
In diesem Fall geben wir einen ein E-Mail in das Feld ‚Mail senden‘ und klicken Sie dann auf ‚Neuer Schritt‘ und wir können die auszuführende Aktion definieren. Denken Sie daran, dass der Workflow diese Aktionen automatisch gemäß den von uns angegebenen Kriterien ausführt.
Ein günstiger Punkt von SharePoint ist, dass es möglich ist, die Integrität des Flusses zu überprüfen. Dazu klicken wir auf die Option „Flow Checker“ und können sowohl Fehler als auch Warnungen anzeigen:
Um zu überprüfen, ob der Ablauf ordnungsgemäß funktioniert, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Ausführen‘. Folgendes wird angezeigt:
Dort sehen wir die Der ausgewählte Vorlagentyp sowie die auszuführende Aktion klicken auf ‚Weiter‘ und es werden einige zusätzliche Optionen angezeigt:
Klicken Sie auf ‚Flow ausführen‘, um den Vorgang auszuführen Tests und das Ergebnis lautet wie folgt:
Wenn wir möchten, können wir auf die Zeile ‚Flow-Ausführungsaktivität anzeigen‘ klicken, um auf den Verlauf des ausgewählten Flows zuzugreifen:
Diese Vorlage ist nun dafür verantwortlich, unseren Standort an die E-Mail-Adresse zu senden. Unter der angegebenen Adresse wird daher Folgendes angezeigt:
Wenn wir einen erstellten Flow auswählen, können wir auf das Symbol „Mehr“ klicken und Aktionen ausführen, z. B.:
Wie wir sehen, ist jede Option vollständig und praktisch. Um mit Benachrichtigungen Schritt zu halten, sollten Sie unbedingt unser Mobilgerät verwenden, um Benachrichtigungen zu empfangen oder einige Parameter zu bearbeiten. Dazu können Sie die Microsoft Flow-Anwendung unter den folgenden Links herunterladen. Nach dem Herunterladen und Installieren müssen wir das mit SharePoint verknüpfte Konto so konfigurieren, dass Benachrichtigungen empfangen werden.
Mit dem in Microsoft Flow integrierten SharePoint-Workflow stehen zahlreiche Verwaltungs- und Steuerungsoptionen für relevante Aspekte der Gruppenzusammenarbeit zur Verfügung und jede Site oder Bibliothek, die erstellt wird.
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