Microsoft Spreadsheet Compare zum Analysieren von Excel-Dateiversionen verwenden

Microsoft Excel verfügt über eine Funktion, mit der die Benutzer die an einer Arbeitsmappe vorgenommenen Änderungen verfolgen können. Sobald jedoch Änderungen in der Arbeitsmappe akzeptiert werden, geht der Änderungspfad für immer verloren. Was passiert also, wenn Sie zur vorherigen Version der Arbeitsmappe zurückkehren oder darauf verweisen müssen?

Eine Option, die Sie ausprobieren können, ist Microsoft Spreadsheet Compare. Microsoft Spreadsheet Compare macht es den Benutzern leicht, zwei Versionen einer Excel-Datei zu vergleichen. Das Tool hebt dann die Unterschiede zwischen den beiden Dateien hervor, so dass Änderungen leicht zu erkennen sind.

Voraussetzungen für die Verwendung von Microsoft Spreadsheet Compare

Sie können auf Microsoft Spreadsheet Compare in Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 und Office Professional Plus 2019 zugreifen. Das Tool kann über die Programmgruppe Microsoft Office Tools aufgerufen werden.

Damit der Vergleich funktioniert, müssen verschiedene Versionen der Kalkulationstabelle vorhanden sein. Das Tool analysiert dann die Dateien und hebt die Unterschiede anhand bestimmter Kriterien hervor. Und so funktioniert es:

Analysieren von zwei Versionen einer Arbeitsmappe mit Microsoft Spreadsheet Compare

Um verschiedene Versionen einer Arbeitsmappe zu analysieren, müssen Sie beide Arbeitsmappen in das Tool Spreadsheet Compare importieren. Und so geht’s:

Schritt 1:Suchen Sie im Startmenü nach Spreadsheet Compare und starten Sie es.

Schritt 2:Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vergleichen die Option Dateien vergleichen, um ein Dialogfeld zu öffnen.

Schritt 3:Wählen Sie im Dialogfeld „Dateien vergleichen“ das Dateisymbol neben der Option „Vergleichen (ältere Datei)“. Wählen Sie die Excel-Datei im Datei-Explorer aus und klicken Sie auf Öffnen.

Schritt 4:Wählen Sie im Dialogfeld „Dateien vergleichen“ das Dateisymbol neben der Option „Nach (neuere Datei)“. Wählen Sie die Excel-Datei im Datei-Explorer aus und klicken Sie auf Öffnen.

Schritt 5:Klicken Sie auf OK, um den Vergleichsprozess zu starten.

Anmerkung:Wenn Sie feststellen, dass die Reihenfolge des Dateivergleichs durcheinander geraten ist, können Sie auf Tauschen klicken, um die Position der einzelnen Arbeitsmappen zu ändern.

Schritt 6:Sie können die Analyse des Tools Spreadsheet Compare optimieren, indem Sie die Kontrollkästchen unten links im Tool aktivieren oder deaktivieren. Die Funktion einiger Kontrollkästchen wird im Folgenden erläutert:

• Eingegebene Werte:wird eine Änderung der Dateneingabe in den Arbeitsmappen hervorgehoben.
• Berechnete Werte:werden die Unterschiede in den berechneten Werten innerhalb der Arbeitsmappen hervorgehoben.
• Formeln:wird eine Änderung in den Formeln in den Arbeitsmappen hervorgehoben.
• Namen:wird der Unterschied zwischen den Zellnamen in den Arbeitsmappen hervorgehoben.
• Makros:wird der Unterschied im VBA-Code in den Arbeitsmappen hervorgehoben.

Ein Diagramm in der unteren rechten Ecke des Werkzeugs ordnet die verschiedenen Arten von Änderungen in der Arbeitsmappe. Anhand dieses Diagramms lassen sich die häufigsten Änderungen in den Arbeitsmappen ermitteln.

Exportieren von Vergleichsergebnissen aus Microsoft Spreadsheet Compare

Sobald Sie auf Ok klicken, damit Spreadsheet Compare die Änderungen in Ihren Arbeitsblättern analysiert, werden die identifizierten Änderungen durch verschiedene Text- und Zellfüllfarben hervorgehoben. Die Ergebnisse des Vergleichs können entweder direkt im Tool verwendet oder auf eine andere Plattform exportiert werden. Und so geht’s:

Vergleichsergebnisse in Microsoft Excel exportieren

Durch Exportieren der Vergleichsergebnisse nach Microsoft Excel können Sie weitere Analysen durchführen. So exportieren Sie es:

Schritt 1:Wählen Sie in der Multifunktionsleiste des Tools Spreadsheet Compare die Option Export Results (Ergebnisse exportieren), um den Datei-Explorer zu starten.

Schritt 2:Wählen Sie den Ort, an dem Sie die Datei speichern möchten, und geben Sie einen Namen für die Datei ein.

Schritt 3:Wählen Sie Speichern.

Die Vergleichsanalyse sollte nun an Ihrem gespeicherten Ort verfügbar sein.

Kopieren von Vergleichsergebnissen in die Zwischenablage

Wenn Sie die Vergleichsergebnisse auf einer anderen Plattform als Microsoft Excel verwenden möchten, dann ist das Kopieren in die Zwischenablage die beste Option. Und so geht’s:

Schritt 1:Wählen Sie in der Multifunktionsleiste des Tools Spreadsheet Compare die Option Copy Results to Clipboard.

Schritt 2:Starten Sie eine Anwendung, um die kopierten Daten einzufügen.

Schritt 3:Wählen Sie Strg + V auf Ihrer Tastatur zum Einfügen.

Beschränkungen von Spreadsheet Compare

Das war’s, wie Sie mit Microsoft Spreadsheet Compare verschiedene Versionen einer Excel-Datei vergleichen können. Das Tool hat jedoch die große Einschränkung, dass Änderungen, die in den verglichenen Arbeitsmappen vermerkt sind, nicht akzeptiert oder abgelehnt werden können. Das Tool zeigt nur Excel-Tabellen nebeneinander an und hebt die Änderungen hervor, damit die Benutzer sie leichter erkennen können.